T.C. ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ ADANA ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ TEKNİK BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

KURUM BİLGİLERİ	Üst Birim	Çukurova Üniversitesi
	Birim	AOSB TBMYO
	Görevi	Öğrenci İşleri Personeli
	Üst Yönetici/Yöneticileri	Müdür, Müdür Yardımcısı, Yüksekokul Sekreteri
	Astları

 

 

Görevin Tanımı

Üst yönetimi ve Yüksekokul Müdürlüğü tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Meslek Yüksekokulunun gerekli tüm faaliyetlerinin verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla öğrenci işlemlerini yapmak.

 

Görevi ve Sorumlulukları

 

1.  Yeni öğrenci kayıtlarını ve kayıt yenileme işlemlerini yapmak, mezun oluncaya kadar güncel tutmak, kaydolan öğrencilerin kütüklere ve bilgisayar programına kayıtlarını yapmak ve gerekli yazışmalarını yapmak.

2.  Öğrencilerin katkı payı makbuzlarını alarak dosyasına koymak, katkı payı kontrolünü yapmak ve yatırmayan öğrencilerin tespiti ile hakkında işlem yapılması için Yönetim Kuruluna sunmak.

3.  Ders kayıt ve ders alma işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapmak, yürütmek ve sonuçlandırmak.

4.  Öğrenci belgesi, transkript düzenlemek ve öğrencilere vermek.

5.  Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip etmek.

6.  Eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile ilgili tüm yönetmelik değişiklerini takip etmek  ve duyuruları yapmak.

7.  Öğrencilerin tecil, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlamak.

8.  Yatay geçiş kayıt işlemlerini yürütmek ve öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlamak.

9.  Yaz okulu ile ilgili her türlü yazışmaları ve işlemleri yapmak.

10. Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapmak.

11. Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim etmek. 

12. Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu kararlarının ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirmek.

13. Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapmak ve sonuçlandırmak.

14. Akademik takvimin hazırlanması işlemlerini yürütmek.

15. Yüksekokula alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapmak.

16. Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan etmek.

17. Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapmak.

18. Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan etmek ve öğrencilere duyurmak.

19. Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip etmek.

20. Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorularını cevaplandırmak ve ilgili birimlere yönlendirmek.

21. Öğrencilerin kayıt dondurma ve kendi isteğiyle kayıt sildirme taleplerine ilişkin işlemleri yürütmek.

22. Öğrencilerin stajla ilgili işlemlerini yapmak. 

23. Öğrenciler hakkında alınan kararları işlemek.

24.     Askerlik tecil işlemleri için başvuruda bulunan öğrencilerin öğrenci durum belgelerinin düzenlenmesini sağlamak, diğer form ve yazışmalarını sonuçlandırmak.

25.   Mezun olan erkek öğrencileri askerlik şubelerine bildirmek.

26. Öğrencilerle ilgili istatistikler hazırlamak, aylık istatistik formlarının çıkarılarak zamanında Rektörlük Makamına gönderilmesini sağlamak, Rektörlük Makamınca istenen her türlü istatistik bilgilerini temin etmek.

27. Öğrenci dilekçeleri ile öğrenciler hakkında resmi kurum ve kuruluşlardan gelen yazıları Yüksekokulun ilgili birimleri ile diyalog kurarak sonuçlandırmak ve cevaplandırmak,

28. Mezun    olan    veya    öğrenimine    devam   eden   öğrencilerin    transkriptlerini    (Not Cetvellerini) düzenlemek ve sonuçlandırmak,

29. Öğrencilerin maddi hata dilekçelerini sonuçlandırmak ve öğrencilere tebliğ etmek.

30. Öğrencilerin mazeret sınavı taleplerini sonuçlandırmak.

31. Öğrenciler tarafından verilen her türlü belgelerin, işlemleri tamamlandıktan sonra dosyalarında muhafaza edilmesini sağlamak.

32. Öğrenci soruşturmalarını takip etmek ve sonuçların öğrencilere tebliği için gerekli işlemleri yürütmek.

33. Öğrenciler ile ilgili her türlü ilan, duyuru ve kararları ilgili panolara asmak.

34. Üniversitemiz merkezi Öğrenci İşleri Otomasyonu çerçevesinde istenilen her türlü öğrenci işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.

35. Öğrenciler hakkında Yüksekokul yönetimi tarafından alınan kararları uygulamak, öğrencilere duyurmak ve işlemlerini yürütmek.

36. İkinci Öğretimde % 10’ a giren öğrencileri tespit etmek ve işlemlerini yürütmek.

37.   Mezun öğrencilerin diploma defterine kaydetmek, diplomalarının hazırlanması ve öğrencilere verilmesini sağlamak.

38.   Maddi hata dilekçesi veren öğrencilerin kağıtlarının incelenmesini ve sonuçlanmasını sağlamak.

39.   Sınav kağıtları, sınav listeleri ile sınav tutanaklarını yıllara ve dönemlere göre dosyalamak ve arşivlenmesini sağlamak.

40.Öğrenciler tarafından istenilen belgeleri bilgisayar kayıtlarından kontrol ederek paraf etmek. 

41.Tek ders sınav hakkından yararlanacak öğrencilerin tespiti ile listelerini hazırlamak ve ilgili birimlere bildirmek. 

42.Öğrencilerin ders muafiyetleri ile ilgili kararları kütük defterine işlemek.

43. Yetkili organlarca görev alanı ile ilgili verilen diğer işleri yapmak. 

44.  Birim ile ilgili İdarenin yönlendirdiği yazışmaları “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda hazırlamak ilgili makamlara göndermek, takip etmek, evrakların birer nüshasını dosyalamak ve saklamak. 

45.  Öğrenci kayıtları esnasında öğrenim ücretinin yatırılmasını ve diğer belgelerin tamamlattırılıp kayıt işleminin sonuçlandırmak.

46.  Kaydı silinen öğrencileri ilgili birimlere (Askerlik Şubelerine, Kredi ve Yurtlar Kurumuna, Sosyal Güvenlik Kurumlarına) bildirmek.

47.  Transkript, öğrenci durum belgesi gibi evrakları isteyen öğrencilere vermek.

48.  Öğrenci kayıt evraklarını, kişisel dosyasını tutmak.

49.Öğrenci afları ile ilgili mevzuataları takip etmek, başvuran öğrencilerin durumlarını ve işlemlerinini sonuçlandırmak ve ilgili birimlere bildirmek.

50.  Peryodik zamanlarda talep edilen (Aylık) Öğrencilerle ilgili İstatistiki bilgileri düzenlemek Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına gönderilmek.

51.  YÖK, Senato ve Üniversitelerden gelen, Öğrenci işlerini ilgilendiren yazıların gereğini yapmak ve evrakların birer nüshasını dosyalamak ve saklamak.

52.  Mezun olan öğrencileri YÖKSİS’e bildirmek.

53.  Disiplin cezası alan öğrencileri, aldıkları cezaya göre ilgili yerlere bildirmek.

54.  Mezun duruma gelen öğrencileri tespit ederek, Mezuniyete hazırlamak ve Yönetim Kuruluna sunmak.Yüksekokul Yönetim Kurulu tarafından mezun olmalarına karar verilen öğrencilerin mezuniyet işlemlerini sonuçlandırmak .

55.  Mezun olan öğrencilerin diploma bilgilerini Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına göndermek ve diplomaların tanzim edilmesini sağlamak.

56.  Birim ile ilgili, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu ile 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının kullanılmasına dair Kanunu hükümleri uyarınca müracaat sahibine bilgi vermek.

57.  Çalışma ortamındaki fiil ve davranışlarında, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu doğrultusunda Devlet memuruna yaraşır şekilde davranmak.

58.  Mesai giriş ve çıkış saatlerine dikkat etmek.

59.  “Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan Personelin Kılık ve Kıyafetine Dair Yönetmeliğinin ilgili hükümleri doğrultusunda hareket etmek.

60.  İdare tarafından verilen ve Mevzuata uygun olan diğer yazılı ve sözlü görev ve işlemleri yapmak.

61.  Eğitim Öğretimden sorumlu Müdür Yardımcısı ile koordineli çalışmak.

62.  Kurul kararı gerektiren öğrenci dilekçelerini kabul etmek ve işlemlerini takip etme ve işlemlerini takip etme ve alınan kararları üniversitemiz Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirmek.

 

 

 

 Sorumluluğu

 

Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur.

 

 

 

Bu formda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum.

 

 

Onaylayan Prof.Dr.Nigar YARPUZ BOZDOĞAN Yüksekokul Müdürü	Tarih ve İmza:
Personelin Adı Soyadı Emre MÜLAYİM V.H.K.İ.	Tarih ve İmza:
Personelin Adı Soyadı Adem ÇETİN V.H.K.İ.	Tarih ve İmza: